BAB 5
DESAIN DAN STRUKTUR
ORGANISASI FORMAL
Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Organisasi formal adalah system kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.
DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL
Struktur organisasi formal disusun adalahuntuk membantu suatu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sarana supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tujuan organisasi ini akan menentukan strktur organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan , hubungan antara tugas, batas wewenang dan tangung jawab untuk mnjalankan masing-masing tugas tersebut. Jadi dtruktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi , hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.
Struktur organisasi formal mempunyai dua muka; pertama model struktur, di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi, dan yang ke dua, dimensi-dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan dan hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.
Strategi dan struktur
Hubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali di jelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di Amerika. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”. Dalam pemilihan suatu strategi dan struktur untuk implementasikannya para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Dalam pandangan pertama, organisasi adalah reaktif terhadap lingkungannya : proses perumusan strategi harus memperhatikan lingkungan dimana organisasi beroprasi pada saat sekarang dan akan beroprasi di waktu yang akan datang. Dalam pandangan ke dua, organisasi adalah proaktif karena proses perumusan strategi mencakup pemilihan lingkungan di mana organisasi akan beroprasi dalam jangka waktu yang lebih panjang.
Lingkungan Eksternal dan Struktur
Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci kita perlu membedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas – produk, pasar, hokum, teknologi.
3. Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastic desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.
Setelah melakukan studi terhadap berbagai macam perusahaan, Bursh dan Stalter mengemukakan bahwa system makanisme paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan system organik paling sesuai untuk lingkungan bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua system ersebut.
System mekanisme berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi terperinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi.
Dalam sistem organik, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok dari pada bekerja sendiri.
Berbagai organisasi yang sukses dengan derajat perbedaan tinggi biasanya dapat mengintegrasikan operasi secara efektif dengan penggunaan berbagai mekanisme.
Teknologi dan struktur
Menurut Woodword atas dasar hasil studinya ada sejumblah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi yang dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer tingkatan manajemen.
2. Renteng manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke masa dan kemudian turun dari produksi masa ke proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan semakin besar jumlah staf administrasi dan klerikal.
Arti penemuan ini adalah bahwa untuk setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur organisasional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil dengan kata lain perusahaan-perusahaan yang ingin tinggi,suksek harus mempunyai struktur yang sesuai dengan tingkatan teknologinya.
Orang dan Struktur
Manajer dan struktur telah disebutkan di muka nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi organisasi. para manajer organisasi terutama para manajer puncak (direktur) mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka.
Struktur organisasi juga dipengaruhi secara langsung oleh preferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu terhadap cara-cara berhubungan dengan para bawahan.
Karyawan dan struktur. Faktor-faktor seperti tingkat pendidikan , latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan , dan ketersediaan berbagai alternatif diluar organisasi merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi. individu-individu dengan tingkat pendidikan rendah yang melaksanakan pekerjaan repetitif dan membosankan mungkin lebih baik dikelola dengan struktur yang lebih mekanistik.
Proses Desain Organisasi
Dalam teori proses desain organisasi dapat dimulai dari bawah keatas (bottom up) atau dari atas kebawah (top down). Dengan prosedur atas kebawah, tujuan tujuan organisasional umum diterjemahkan menjadi tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan.
Dengan pendekatan bawah ke atas, proses-proses dasar organisasi akan ditetapkan terlebih dahulu, di mana hal ini berarti merumuskan dan menetapkan secara simultan teknologi inti berarti merumuskan dan menentukan secara simultan teknologi yang digunakan.
Meskipun dalam teori dapat dijelaskan sevara terpisah kedua prosedur tersebut dalam kenyataannya saling bertergantungan.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisai merupakan perwujudan yang menunjukan di antara fungsi-fungsi dalm suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya. Hak ini juga merupakan suatu pendahuluan dari suatu kenyataan yang lebih buruk. Mungkin juga mereka melakukan karena posisi mereka tidak jelas dan tidak dapat dikerjakan dalam rangkaian struktur yang ada, dan menurut mereka posisinya dalah “dysfunctional” untuk mencapai tujuan unit atau departemen yang bersangkutan. Tetapi organisasi tidak hanya mempunyai kemungkinan bekerja lebih buruk dari pada dari pada rancangan diatas kertas karena interaksi antara orang-orang dan posisi mereka, organisasi mungkin juga bekerja lebih baik dari pada yang yang seharusnya dilaksanakan menurut struktur yang ada, karena orang-orang tidak menerima peranan hubungan-hubungan dan tanggung jawab mereka sebagai sesuatu yang “abadi”.
Pandangan akan kenyataan-kenyataan tersebut harus kita pegang dalam menguji anggapan mengenai sikap dan kemampuan manusia. Suatu bentuk struktur yang muncul sesuai dengan kondisi yang ada akan menjadi kurang efektif karena adanya para anggota organisasi yang mencoba untuk mengalihkan hubungan yang telah ditetapkan untuk memenuhi keinginan sendiri.
Model tradisional
Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramid. Struktur bentuk umum ini berpijak pada anggapan model tradisional.
Organisai Tradisional dan Lingkungannya. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan. Organisasi seperti ini efesien atau tidak tergantuk paling tidak pada dua faktor :
1. Jumlah energi organisasi total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi tekana-tekanan internal dan eksternal.
2. Derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya.
Model Hubungan Manusiawi
Model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan struktur tradisional. Anggapan tentang kemampuan manusia tidaklah jauh berbeda dari model tradisional.
Model hubungan manusiawi walaupun demikian secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi dan hubungan menurut struktur formalnya.
Model ini lebih mengusul bermacam-macam penyesuaian teknik dan perilaku struktur “off line”
1. Yang paling penting model hubungan manusiawi “mempersilakan” para manajer untuk mempergunakan kemampuan kepemimpinan untuk mengurangi friksi diantara orang-orang dan jabatan mereka dalam organisasi.
2. Pendekatan hubungan manusiawi menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya yang menunjukan bahwa ia memberikan tanggapan kooperatif dan bukannya malah menentang.
3. Pendekatan hubungan manusiawi ditunjukan dengan sejumlah teknik atau program yang biasanya dibawah yuridistik atau kewenangan departemen personalian, yang dirancang untuk melayani kebutuhan seluruh angota organisasi.
Organisasi hubungan manusiawi dan lingkungan, teori hubungan manusiawi tidak menolak secara mendasar bentuk separti “mesin” pada struktur organisasi.
Secara ringkas inti konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi. teori-teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan kemanisme bagi para manajer yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuaikan diri pada batasan struktur.
Model Sumber Daya Manusia
Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekat nya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitas pada organisasi.
Konsep model sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
1. Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama.
2. Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertical dan horizontal yang relavan.
3. Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efesien.
Meskipun demekian perubahan hubungan perseorangan diantara atasan dan bawahan tersebut hanyalah salah satu aspek perubahan luas yang dikehendaki model ini.
Struktur organisasi lainnya yang segaris dengan implikasi sumber daya manusia dan menganut rangkaian fungsional silang likers adalah tim proyek (project team).
Bentuk struktur organisasi tingkat tinggi yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi bentuk kolega (collegial form
). Struktur ini memberikan kesempatan bagi setiap anggita untuk mengarahkan dan memutuskan kegiatannya sendiri, tanggung jawabnya hanya pada berhasilnya tujuan yang ingin dicapai.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI
Pembagian Kerja
Seperti dikemukakan di muka, desain organisasi secara esensial menyangkut penyusunan suatu organisasi (perusahaan) untuk mencapai efektivitas optimum. Oleh karena itu para anggota organisasi di hadapkan pada dua perhatiian pokok yaitu :
1. Pembagian kerja yang dilaksanakan.
2. Penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan agar menghasilkan satuan kerja yang efesien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhaan.
Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau ketrampilan khusus, dan gerakan atau perpindahan yang percuma yang komponen-komponen pekerjaan besar.
Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi.
1. Wewenang (authority) adalah hak melakukan sesuatu natau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu
2. Kekuasaan (power) sering di campur adukkan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduannya berbeda.
3. Tanggung jawab (responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melakukan tugas atau fungsi organisasi.
